Ein eigenes kleines Café eröffnen: 10 Schritte

Ein Leitfaden für den Traum vom eigenen kleinen Café

Kaffee ist, gerade bei uns in Deutschland, ein nicht wegzudenkendes Genussmittel. Kein Wunder, dass Deutschland im internationalen Kaffeeliebhaber-Vergleich fast gleichauf mit Italien liegt, nämlich 6,65 Kilogramm pro Kopf im Jahr.

Bei uns im Tillhub Team startet jeder Arbeitstag für die meisten Mitarbeitenden mit einer guten Tasse Kaffee. Und damit stehen wir nicht allein da: Fast jeder Deutsche trinkt Kaffee, 80 Prozent täglich und sogar 3 von 5 Deutschen mehrmals täglich.

Hauptgründe für den Kaffeekonsum: Der besondere Genussmoment, der leckere Geschmack oder eben Überlebensstrategie für den Arbeitstag.

Es kann sehr lukrativ sein, ein Café zu eröffnen, und für Viele ist es ein Traum, sich in der Gastronomie selbständig zu machen und ein eigenes Café mit gutem Kaffee, Quiche und selbst gebackenem Kuchen im Kiez zu eröffnen.

Vielleicht willst Du auch ein Café mit einem ganz aussergewöhnlichen Konzept eröffnen wie z.B. ein Katzen-Café, ein Literatur-Café oder ein Eltern-Kind-Café - hier sind Deiner Phantasie keine Grenzen gesetzt - jedoch gibt es davor einiges zu bedenken.  

Aus diesem Grund haben wir für Dich eine Schritt-für-Schritt Anleitung zusammengestellt, die Dich einerseits mit den wichtigsten Informationen zum Thema "Café eröffnen" versorgt und andererseits Lust auf Selbstständigkeit in der Gastro-Branche macht.

Themenübersicht: Ein eigenes kleines Café eröffnen

• Schritt 1: Schreibe einen Business- und Finanzplan
• Schritt 2: Die finanzielle Lage klären
• Schritt 3: Den richtigen Standort finden
• Schritt 4: Den Wettbewerb analysieren
• Schritt 5: Lizenzen und Genehmigungen
• Schritt 6: Konzept umsetzen und Inneneinrichtung planen
• Schritt 7: Sei wählerisch bei Deinen Produkten
• Schritt 8: Hole Dir einen guten Steuerberater
• Schritt 9: Gute und verlässliche Mitarbeiter anstellen
• Schritt 10: Nun geht's ans Eingemachte! Marketing und PR

Schritt 1: Schreibe einen Business- und Finanzplan

Auch wenn es vielleicht etwas trocken anmuten mag: Der Businessplan ist der Grundbaustein für jeglichen Erfolg und Du solltest auf jeden Fall viel Zeit und Energie darauf verwenden, einen ausführlichen Businessplan zu erstellen.

Weshalb ist ein Businessplan so wichtig? Weil Du hier alle nötigen Fragen abhandelst, die Du Dir vor einer Selbstständigkeit stellen solltest und Dir ein Konzept und Strategien überlegst, wie Du erfolgreich Dein eigenes Café eröffnest.

Der Businessplan gibt idealerweise Aufschluss zu Themen wie:

• Deinem Produkt und Deiner Dienstleistung samt Alleinstellungsmerkmal(en): Was macht Dein Café einzigartig? 
• Deiner Zielgruppe: Welche Kunden willst du ansprechen? 
• Markt und Wettbewerb: Wie viel Potential hat der Markt? Wer sind Deine Konkurrenten? 
• Marketing und Vertrieb: Wie willst Du Dein Café bekannt machen? 
• Geschäftsmodell und Organisation: Welche Rechtsform wählst Du für Dein Café? 
• Realisierungsfahrplan
• Chancen und Risiken der Unternehmung

Am Beginn Deines Businessplan steht die sogenannte Executive Summary. Also die Zusammenfassung Deines Vorhabens. Die Executive Summary ist die Zusammenfassung des gesamten Businessplans und soll das Interesse an Deiner Geschäftsidee wecken. 

Des Weiteren sollte im Businessplan auch ein Finanzplan enthalten sein. Auch diesen gilt es möglichst genau und detailliert zu erstellen, in dem Du Dir alle Kosten vor Augen führst. Den Finanzplan kannst Du dann als Grundlage für zukünftige Fremdkapitalbeschaffung verwenden.

Wie du einen erfolgreichen Businessplan erstellst, inklusive SWOT Analyse und Finanzplan, kannst du in unserem ausführlichen Folgeartikel nachlesen: 

Einen erfolgreichen Businessplan erstellen

Schritt 2: Die finanzielle Lage klären

Die wohl wichtigste Frage: Wovon soll das Café eröffnet werden und die ersten Monate überleben? Hast Du genug Startkapital und willst mithilfe von eigenen Ersparnissen überleben? Möchtest Du Investoren für Dein Café gewinnen? Oder sollen ein Gründerkredit oder Fördergelder dabei helfen, den Start zu meistern?

In der Regel reicht Eigenkapitel nicht aus, um ein Café zu eröffnen. Dennoch ist es sehr hilfreich für den Anfang, ein gutes eigenes Polster zu haben, um bei der Fremdkapitalbeschaffung glaubwürdiger zu erscheinen.

Die finanzielle Situation sollte gut überlegt und auch ein großer Puffer eingeplant sein. Vor allem, wenn Gehälter bezahlt und Produkte vorfinanziert werden müssen.

Schritt 3: Den richtigen Standort finden

Die Wahl des richtigen Standortes ist in der Gastronomie entscheidend. Unter anderem spielen folgende Standortfaktoren eine wichtige Rolle: 

• Wie sieht die Konkurrenzsituation an diesem Standort aus?
• Liegt das Café in der Fußgängerzone und kann genug Laufkundschaft anziehen?
• Gibt es eine gute Verkehrsanbindung, sodass auch Kunden ohne Auto schnell zu Dir finden?
• Stehen genügend Parkplätze zur Verfügung?
• Gibt es einen Außenbereich, der zu bestimmten Temperaturen mehr Umsatz einbringen kann?
• Wie hoch sind Mietpreis und Nebenkosten?
• Geben die Räumlichkeiten genug Platz für Deine Gäste her?

Schritt 4: Den Wettbewerb analysieren

Natürlich hast Du bereits in Deinem Businessplan ausgiebig Deine Konkurrenten recherchiert. Doch wenn Du jetzt bereits eine bestimmte Räumlichkeit im Blick hast, um Dein Café zu eröffnen, gehe am besten los und erkunde die nähere Umgebung nochmals genau um zu wissen, wer Deine direkten Wettbewerber in Deiner neuen Nachbarschaft sein werden. 

Gibt es bereits Konkurrenz? Wettbewerber können, müssen aber nicht immer zwingend ein Nachteil sein; nicht umsonst heißt es, Konkurrenz belebt das Geschäft. Vor allem, wenn Du das bessere oder interessantere Angebot hast.

Du möchtest Dich auf Poke Bowls in der Mittagszeit konzentrieren? Checke, ob es noch andere im Umkreis gibt, die die gleiche Idee hatten. Wichtig ist, dass Dein Angebot sich von den anderen unterscheidet und einen Mehrwert bietet. So kannst Du von Konkurrenten unter Umständen sogar profitieren.

Schritt 5: Lizenzen und Genehmigungen

An der lästigen Bürokratie kommt leider kein Gastronom vorbei. Das bedeutet, dass auch für Dich erst einmal ein paar Behördengänge anstehen, bevor das Café eröffnet werden kann.

Zu allererst muss man beim Gewerbeamt eine Gewerbeanmeldung, einen sogenannten Gewerbeschein beantragen, das geht mittlerweile auch online und kann bis zu 40,00 € kosten.

Je nachdem, ob Du beispielsweise auch Alkohol im Café ausschenken möchtest, bzw. zubereitete Speisen anbieten willst, ist auch eine Gaststättenschankerlaubnis, eine sogenannte Konzession notwendig, die Kosten hierfür variieren zwischen 50,00 € bis 400,00 €.

Um Deine Eignung für die Eröffnung eines Cafés zu beweisen, brauchst Du neben Ausweispapieren, polizeilichem Führungszeugnis und dem Auszug aus dem Gewerbezentralregister außerdem noch folgende Unterlagen:

• Miet- oder Pachtvertrag
• Bescheinigung des Finanzamtes zur Unbedenklichkeit
• Bestätigung des Gesundheitsamtes zur Erstbelehrung (nicht älter als 3 Monate)
• Lageplan des Cafés
• Versicherungen
• Bauvorschriften

Schritt 6: Konzept umsetzen und Inneneinrichtung planen

Im Businessplan hast Du ja bereits das Konzept für Dein Café beschrieben, jetzt muss es noch in die Praxis umgesetzt werden. Wichtig ist hierbei, dass Dein Geschäftskonzept in allen Details konsequent umgesetzt wird. 

Ein wichtiger Punkt ist hierbei die Inneneinrichtung des Cafés. Mit  der Inneneinrichtung steht und fällt die Atmosphäre. Schließlich will man ja nicht das zehnte 08/15 Café in der Straße sein, sondern sich abheben und von den Kunden als etwas Besonderes erkannt werden.

Zur Inneneinrichtung gehören sowohl das Interieur als auch Dekoration, Teller, Besteck, Pflanzen und alles, was sonst noch zur Atmosphäre beiträgt.

Im Moment sind Industrie- und Vintage-Look sehr beliebt und im Trend. Viele Cafés setzen auf Palettenoptik, abgezogene Wände und Holzmöbel. Mache Dein Café zu etwas Einzigartigem, was es so bisher noch nicht gab und probiere neue Dinge aus. Inspirationen gibt es zum Beispiel hier.  

Wie wäre es beispielsweise, wenn Teller und Besteck so gar nicht zusammen passen, alles vom Flohmarkt kommt und an einen Sonntagsbesuch bei Omi erinnert? Oder aber Du besorgst das hochwertigste Essgeschirr vom skandinavischen Designer und hältst alles schlicht und minimalistisch.

Egal, wie Dein Traum Café aussehen mag, Hauptsache ist, dass sich Deine Vision in der Einrichtung, der Schaufenstergestaltung und -dekoration und der Atmosphäre bis hin zu allen Details wie dem Design der Speisekarten widerspiegelt. 

Schritt 7: Sei wählerisch bei Deinen Produkten

Gute Qualität zeichnet sich aus. Bei einem Café beginnt diese vor allem mit gutem Kaffee und einer Top-Kaffeemaschine. Doch Qualität ist heutzutage längst nicht mehr alles, was bei Produkten zählt. Wählerisch sein heißt neben einer guten Qualität auch auf die Umweltbilanz der Produkte zu achten und auf faire Preise für die Hersteller. 

Regionale und faire Produkte sind seit einiger Zeit in der gesamten Gastronomie ein richtiger Trend, von daher kann es sicherlich nicht schaden, sich mit regionalen Partnern zusammenzutun, die eine erstklassige Qualität bieten.  Ob Fleischer, Kaffeeröster oder Bäcker. Deine Kunden werden die regionale Herkunft Deiner Produkte wertschätzen und den Unterschied schmecken. 

Mehr zum Thema nachhaltige Gastronomie findest Du in in unserem Blogartikel "Nachhaltigkeit in der Gastronomie". 

Schritt 8: Hole Dir einen guten Steuerberater

Ein Café zu eröffnen, bzw. sich in der Gastronomie selbständig zu machen ist ganz schön viel Arbeit. Da will man sich nicht auch noch mit Steuerkram beschäftigen müssen. Deshalb ist es wichtig, dass Du einen verlässlichen und guten Steuerberater findest, der Deine finanziellen Angelegenheiten regelt und die Finanzen stets im Blick hat.

Ein Steuerberater hat vor allem auch den Vorteil, dass er einen objektiven Blick aufs Geschäft hat und einige Dinge strenger nimmt als Du es selbst tun würdest. So bist Du abgesichert, was die Bereiche Buchhaltung oder Lohnabrechnung betrifft.

Ein GoBD-konformes Kassensystem wie das von Tillhub gibt Deinem Steuerberater die optimale Grundlage für die Buchhaltung und hält Dir den Rücken frei, falls doch einmal das Finanzamt anklopfen sollte. Darüber hinaus ist Tillhub Gastro, das Kassensystem mit den Gastro-Expertenfunktionen natürlich auch KassenSichV-konform und verfügt über eine cloudbasierte TSE. Das All-in-One Kassensystem für Cafés nimmt Dir somit viele Sorgen im Bereich Buchhaltung ab und spart Dir damit nicht nur Zeit, sondern auch Geld und Nerven.

Schritt 9: Gute und verlässliche Mitarbeiter anstellen

Gute Mitarbeiter für die Gastronomie zu finden, ist nicht einfach. Nicht umsonst hat diese Branche eine der höchsten Fluktuationsraten. Gerade bei der Neueröffnung eines Cafés sind zuverlässige, motivierte und sympathische Mitarbeiter Gold wert. 

Nimm Dir also Zeit für das Suchen und Rekrutieren guter Mitarbeiter, die auch länger bei Dir im Café bleiben möchten. Gerade zu Anfang ist eine eingespielte Task-Force überlebenswichtig.

Achte darauf, Deinen neuen Mitarbeitern das Konzept des Cafés in Ruhe vertraut zu machen. Zu häufig passiert es in der Gastronomie, dass Mitarbeiter ins kalte Wasser geschmissen werden. 

Um das zu vermeiden und MItarbeiter richtig einzuarbeiten, kannst du beispielsweise einen Onboarding-Leitfaden für neue Mitarbeiter erstellen. Stelle sicher, dass dort alle Prozesse verständlich erklärt sind. 

Um Deine Mitarbeiter auf Dauer motiviert zu halten, ist nicht nur eine faire Bezahlung, sondern auch eine transparente Kommunikation und Wertschätzung für Deine Mitarbeiter wichtig. 

Schritt 10: Nun geht’s ans Eingemachte! Marketing und PR

Wenn alles soweit steht, dann kann es endlich mit dem spannenden Teil losgehen, nämlich Dein Café zu bewerben und die Nachricht nach draußen zu bringen.

Klassische Marketing Schritte zur Eröffnung des Cafés wären folgende:

• Eine Webseite mit allen wichtigen Infos wie Öffnungszeiten, Speisekarte und Standort erstellen. Geht super mit beispielsweise Squarespace
• Einen kostenlosen Google My Business Eintrag erstellen, damit Dein Café auf Google Maps auch gefunden wird
• Einen kostenlosen TikTok- oder Instagram Account erstellen, damit Deine Leckereien auch mit der ganzen Welt geteilt werden
• Eine Eröffnungsfeier planen und alle Nachbarn, Freunde und Unterstützer einladen
• Lokale Zeitungen, Zeitschriften und Blogs anschreiben und für einen Besuch oder für die Eröffnungsfeier einladen
• Flyer kreieren (zum Beispiel kostenlos mit Canva) und in die Briefkästen der Nachbarn werfen
• Ein weiterführendes Gastro-Event-Konzept überlegen, um immer wieder neue Kunden in Dein Café zu locken
• Ein Gutscheinsystem für treue Kunden entwickeln

Übrigens: Wie Du aus Deinen Gästen Stammgäste machst, erklären wir Dir in unserem Blogartikel Kundenbindung in der Gastronomie.

Wie Du siehst, gibt es einige Dinge, die man im Vorfeld einer Café Neueröffnung beachten muss.

Wer organisiert an die Sache rangeht und eine gute Portion Ehrgeiz und Geduld mitbringt, der könnte schon bald ein stolzer Café-Besitzer mit vielen glücklichen Gästen sein.

Also, worauf wartest Du noch? Jetzt heißt es: Café eröffnen!

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Wir als Spezialist im Bereich smarte All-in-One Kassensysteme halten Dir und Deinem Steuerberater jedenfalls gern den Rücken frei, und zwar nicht nur, wenn es um das Thema finanzamtkonformes Abrechnen im Café geht. Tillhub Gastro bietet für Cafés viele weitere Funktionen für alle Geschäftsbereiche, um Dir Deinen Gastro-Alltag zu erleichtern. 

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