Was darf der Prüfer wirklich und wie kannst Du jederzeit vorbereitet sein?
Unangekündigte Besuche vom Finanzamt gehören bestimmt zu den Dingen, auf die Du als Ladenbetreiber oder Gastronom getrost verzichten kannst. Immerhin kann das einen ganz schön in Verlegenheit bringen und den Adrenalinspiegel hochtreiben.
Seit Januar 2018 haben die Finanzbehörden mit der unangekündigten Kassennachschau ein weiteres Instrument, um einfach unangekündigt in Deinem Laden aufzutauchen und Antworten zu verlangen. Da ist es nur hilfreich, wenn Du als Selbstständiger über Deine Rechte und Pflichten bestens informiert bist und die Gesetzeslage kennst.
Die Gesetzeslage: Neuregelung zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
Die unangekündigte Kassennachschau wurde im Rahmen des § 146b AO durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152)“ eingeführt.
Die neuen Vorschriften sollen gewährleisten, dass Betrug und Manipulationen mithilfe von elektronischen Kassensystemen vermieden werden. So soll damit vor allem Steuerhinterziehern das Leben schwer gemacht werden.
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen, unabhängig von Unternehmensgröße, geprüft werden.
Deine Pflichten als Unternehmer: So gehst Du bei einer unangekündigten Kassennachschau vor
Sollte es nun tatsächlich passieren, dass das Finanzamt vor Deiner Ladentür steht, gibt es keinerlei Grund zur Panik. Solange Du vorbereitet bist und Deine Rechte kennst, bist Du bestens ausgestattet.
Erlaube den Finanzbehörden das Betreten Deines Ladengeschäftes
Das bedeutet vor allem auch, dass Du als Steuerpflichtiger dem Prüfer sowohl den Zugang zum kompletten Geschäftsgrundstück als auch zum Kassensystem gewähren musst, damit eine Einsicht Deiner Daten erfolgen kann.
Gewährleiste eine Übermittlung der Daten bei digitalen Kassensystemen
Der Prüfer kann eine Übermittlung Deiner Aufzeichnungen in digitaler Form anfordern, falls Du ein elektronisches Kassensystem nutzt. Das ist bei professionellen Kassensystemen kein Problem, denn Du hast jederzeit die Möglichkeit eine Auswertung zu ziehen.
Des Weiteren solltest Du in der Lage sein, dem Prüfer die Bedienungsanleitung des Kassensystems vorlegen zu können.
Kassensturz bei offener Kasse
Solltest Du noch eine offene Ladenkasse verwenden, dann ist der Prüfer dazu berechtigt, einen Kassensturz von Dir zu verlangen und sich die Daten der letzten Tage vorlegen zu lassen.
Bei älteren Kassen ist vor allem deshalb aufzupassen, weil die Aufzeichnungen oftmals nicht mehr den aktuellen Anforderungen des Finanzamts entsprechen.
>> Informationen zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung findest Du hier. <<
Wozu das Finanzamt berechtigt ist – und wozu nicht
Identifikation und Schreiben
Der Prüfer muss Dir seinen Dienstausweis und ein amtliches Schreiben vorlegen können, das ihn zur Prüfung berechtigt. Das bedeutet allerdings auch, dass der Prüfer vorab den Laden getarnt als Kunde betreten und sich erst einmal umsehen kann, um Deine Kassenvorgänge zu überprüfen.
Innerhalb der Geschäftszeiten
Die Kassennachschau kann während der üblichen Öffnungszeiten stattfinden. In der Regel also von Montag bis Freitag, bei Gastronomiebetrieben auch an Feiertagen.
Ort der Kassennachschau
In der Regel beschränkt sich die Kassennachschau auf Deine Betriebsräume und hier speziell auf den Ort, an dem Deine Kasse untergebracht ist. Der Prüfer darf folglich nicht einfordern, auch zu Dir nach Hause zu kommen, wenn hierfür keine außerordentlichen Beschlüsse vorliegen.
Kassensicherungsverordnung 2020 - Bist Du abgesichert?
Seit Januar 2020 gibt es die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassensichV). Sie ist die praktische Umsetzungsanleitung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen. Während das Gesetz eher theoretisch erläutert, welche Sicherheitsmaßnahmen der Bund zur Kassensicherung vorsieht, beschäftigt sich die KassensichV mit der genauen praktischen Handhabung.
Wer gewissenhaft seine Kasse pflegt, hat keinen Grund zur Sorge
Es hilft bereits, vorab gut informiert und vorbereitet zu sein, damit am Tag der Prüfung alles entspannt ablaufen kann. Wenn Du Deine Belege stets ordentlich sortierst und aufbewahrst und Dich sonst auch an die Regeln hältst, kann Dir bei einer unangekündigten Kassennachschau nichts passieren.
Ein professionelles und immer Finanzamt konformes Kassensystem kann Dir dahingehend das Leben enorm erleichtern. So hast Du mit unserem Tillhub Kassensystem jederzeit die Möglichkeit einen Datenexport durchzuführen, den Du dem Prüfer vorlegen kannst. Außerdem kannst du Statistiken weiterleiten oder Deine Verkaufshistorie offenlegen. Zusätzlich werden alle Daten gesetzeskonform auf sicheren Servern in Deutschland gespeichert. So kannst Du aufatmen und Dich sogar auf die nächste unangekündigte Kassennachschau freuen.
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