Kassenbuch richtig führen

Das Kassenbuch führen: Handgeschrieben, mit Excel oder einer Software?

Du leihst Dir gern Bücher aus der Bibliothek aus, bist kreativ mit Pinsel und Farben oder hast Deinen Notizblock immer in der Hosentasche? Dann gehörst Du vermutlich zu den Unternehmern, die die Kassenführung nach wie vor handschriftlich regeln. In Zeiten einer rasanten technischen Entwicklung kann einem das ein Gefühl von Sicherheit vermitteln, immerhin „hält man etwas in den Händen“.

In diesem Artikel möchten wir Dir Möglichkeiten näher bringen, wie man ein Kassenbuch ganz einfach digital führen kann und Dir erklären, weshalb es auch durchaus entspannend sein kann, auf eine Software zu vertrauen.

Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch: Unerlässlich für Unternehmer

Ein Kassenbuch ist dafür da, um den Bargeldfluss eines Unternehmens zu dokumentieren und einen Überblick über Einnahmen, Ausgaben, Privateinlagen und -entnahmen zu geben. Hierfür gibt es gesetzliche Regelungen, welche Informationen in jedem Kassenbuch vorzufinden sein müssen wie:

• Datum
• Belegnummer
• Buchungstext
• Betrag (mit Währung)
• Betrag und Steuersatz vor Vor- bzw. Umsatzsteuer
• Zweck
• aktueller Kassenbestand

Jeder Unternehmer, der der Buchführungspflicht unterliegt und eine Umsatzsteuer abführt, ist gezwungen, ein Kassenbuch zu führen. Jedes Kassenbuch muss mit einer Bargeld gefüllten realen Kasse verbunden sein.

Ob es sich hierbei um eine Geldkassette, einen Tresor oder um eine Kasse handelt ist jedem selbst überlassen. Jeder Geschäftsvorfall mit Bargeld muss dabei erfasst werden.

Welche Anforderungen muss ein Kassenbuch erfüllen?

• Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit 
• Vollständigkeit
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung
• Unveränderbarkeit
• Kassensturzfähigkeit

Achtung: Sollte Dein Kassenbuch nicht kassensturzfähig sein, ist die Buchführung Deines Betriebs formell und materiell nicht ordnungsgemäß. 

Wir haben die Anforderungen noch einmal in 12 Grundsätze formuliert, die Du unbedingt beachten solltest. 

Weshalb Excel keine gute Möglichkeit für Kassenführung bietet

In Excel können Daten nachträglich verändert und manipuliert werden. Die GoBD schreibt vor, dass der ursprüngliche Inhalt und somit nachträgliche Änderungen, Löschungen oder Überschreibungen eindeutig erkennbar sein müssen.

Excel bietet diese Funktion nicht, sodass es zu Nachschätzungen durch den Steuerprüfer kommen kann. Möchtest Du nähere Informationen zu den GoBD-Erneuerungen? In unserem GoBD Blogpost erklären wir unter anderem, für wen die Richtlinien gelten und was das für Deine Registrierkasse bedeutet.

Achtung: Wenn Du Dein Kassenbuch trotzdem via Excel führen möchtest, musst Du dieses, aufgrund der GoBD-Bestimmungen, ausdrucken und Deinen Kassenbestand per Hand eintragen. Wir von Tillhub haben für Dich eine kostenlose Excel-Vorlage zur einfachen Kassenführung bereits erstellt. 

Welche weiteren gesetzlichen Reglungen zur Kassenführung gibt es?

Im Handelsgesetzbuch sowie in der Abgabenordnung sind sämtliche Pflichten und Bedingungen für Unternehmen und deren Kassenbücher festgelegt. Du findest unter anderem "Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen" im §§ 145 AO.

Solltest Du Dir bezüglich Ordnungsvorschriften für Buchführung und für Aufzeichnungen unsicher sein, kannst Du Dich hier im §§ 146 AO darüber informieren und wichtige Rahmenbedingungen nachlesen.

Im Handelsgesetzbuch sind nach §§ 238 die Buchführungspflicht sowie nach §§ 239 die Führung der Handelsbücher geregelt. Es ist wichtig, dass Du Dich über die gesetzlichen Bedingungen und Pflichten ausgiebig informierst um somit straffrei für Dein Unternehmen wirtschaften zu können. 

Und nun stell Dir die Frage "Muss ich mit meinem Unternehmen auch ein Kassenbuch führen?". Erst einmal ist zu sagen, dass jedes Unternehmen mit Buchführungspflicht auch eine Pflicht zur Kassenbuchführung hat. Diese Pflicht wird in den obenstehenden Paragraphen 238-241 HGB festgehalten.

Wiederum sind Einzelkaufleute, mit weniger als 600.000 Euro Umsatzerlösen innerhalb zwei aufeinanderfolgenden Jahren und weniger als 60.000 Euro Gewinn hiervon befreit. Bei Neugründungen gilt, dass der Jahresüberschuss die genannten Zahlen am ersten Abschlussstichtag ab Gründung nicht übersteigen darf. 

Achtung: Bist Du zum Thema unangekündigte Kassenschauen ausgiebig informiert? Das könnte nämlich eventuell auch noch interessant für Dich sein. Das Gesetz zum Manipulationsschutz für Kassen! Die neuen Vorschriften sollen gewährleisten, dass Betrug und Manipulationen mithilfe von elektronischen Kassensystemen vermieden werden. So soll damit vor allem Steuerhinterziehern das Leben schwer gemacht werden. Ab Januar 2020 gilt zusätzlich die KassenSichV.

Professionelle Software: Kassenbuch leicht gemacht

Nicht, dass wir uns falsch verstehen. Wir von Tillhub lieben Handgemachtes und mögen auch Bücher aus der Bibliothek. Vielleicht macht es auch Spaß, die ersten Rechnungen per Hand zu schreiben. Wenn aber an einem Samstagnachmittag in der Weihnachtszeit der Laden brennt, wünscht sich jeder Unternehmer eine einfachere, sichere und problemlose Variante.

Ein digitales Kassensystem, wie zum Beispiel das iPad Kassensystem, erspart viel Arbeit und erstellt Rechnungen in wenigen Sekunden. Dazu kommt, dass die Fehleranfälligkeit sehr gering ist. Während eines lockeren Plauschs an der Kasse kann man sich schon einmal verschreiben und einen Fehler machen. Weil im Kassensystem alle Artikel bereits einprogrammiert sind und nichts manuell eingegeben werden muss, kann die Fehleranfälligkeit extrem niedrig gehalten werden.

Datensicherheit durch die Cloud

Wenn alle Rechnungen sicher in einer Cloud abgelegt werden, kann einem auch einmal der Kaffee über die Zettelwirtschaft laufen ohne, dass einem wegen des Finanzamtes das Herz in die Hose rutscht. Oder die Festplatte kann zu Bruch gehen, ohne dass alle Daten verloren sind. 

Auch, wenn Handgeschriebenes einen persönlichen und sogar auch romantischen Touch hat, kann der Kunde im Zweifelsfall die Handschrift des Verkäufers nicht so gut erkennen, wie er es sich wünschen würde. Darunter kann natürlich die Professionalität leiden. Ein digitales Kassensystem vermittelt einen seriösen Eindruck und gibt sowohl Deinen Kunden als auch dem Finanzamt die nötige Sicherheit, wenn es um eine wasserdichte Kassenführung geht.

Informiere Dich ganz einfach unverbindlich über unser Kassensystem mit bereits integriertem smarten Kassenbuch. Suche Dir einfach selbst einen kostenlosen und unverbindlichen Termin bei einem unserer Kassen-Experten aus.