Dieser Artikel behandelt die folgenden Themen zur Registrierkassenpflicht in Deutschland:
➤ Registrierkassenpflicht seit 2018: Was ist neu?
➤ Wen betrifft die Registrierkassenpflicht?
➤ Checkliste für elektronische Registrierkassen: Das erwartet das Finanzamt
➤ Was tun, wenn Deine Registrierkasse die Voraussetzungen nicht erfüllt?
➤ Kassennachschau 2018: Darauf achten die Prüfer
➤ Registrierkassenpflicht bis 2022: Auch in Zukunft finanzamtkonform
➤ Fazit Registrierkassenpflicht: Was gibt es zu tun?
Registrierkassenpflicht in Deutschland
Auch weiterhin gilt: Es besteht auch 2023 noch keine Pflicht in Deutschland eine elektronische Registrierkasse einzusetzen.
Doch Betriebe, die mit einer Registrierkasse arbeiten, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Das ist vor allem jetzt relevant - denn seit Beginn 2018 kann das Finanzamt unangemeldet bei Dir vorbeischauen und im Rahmen einer unangekündigten Kassennachschau Deine Kasse prüfen.
Auf der Suche nach Infos zur Gesetzesänderung vom 1. Januar 2020? Alle relevanten Informationen zur Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) 2020 gibt es hier.
Welche Voraussetzungen Dein Kassensystem laut GoBD bereits seit 2018 erfüllen muss und wie Du jederzeit für eine Kassennachschau gewappnet bist, erfährst Du in diesem Artikel.
Registrierkassenpflicht 2018: Was ist neu?
Seit dem Jahresbeginn 2018 können Betriebsprüfer ohne Vorankündigung und während der üblichen Geschäftszeiten jederzeit eine Kassennachschau durchführen. Dabei wird überprüft, ob bei der Kassenführung alles korrekt läuft. Betroffen sind vor allem bargeldintensive Betriebe wie Einzelhändler, Gastronomen, Friseure, Kioske, Bäcker & Co.
Dies gilt auch für Betriebe, die mit einer offenen Ladenkasse arbeiten. Hier haben sich die Regeln seit dem 01.01.2018 zudem verschärft. Der Beamte kann während einer Kassennachschau einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage zeigen lassen.
Dabei müssen im Kassenbericht alle Tageseinnahmen bis auf den Cent genau dokumentiert sein. Außerdem müssen die Zählprotokolle, die seit 2017 Pflicht sind, vorgelegt werden können.
Zu beachten: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreiben vor, dass die ursprünglichen Eintragungen im Kassenbuch nicht nachträglich geändert werden dürfen.
Verwendet man bei einer offenen Ladenkasse Programme wie Excel, kann eine “nicht ordnungsgemäße Führung” beanstandet werden, da sich die Werte nachträglich ändern lassen. So kann es zu Nachschätzungen kommen. Wir haben dennoch eine Kassenbuch Excel Vorlage erstellt, die Deine Arbeit mit Sicherheit vereinfacht, solltest Du eine offene Ladenkasse verwenden.
Hier findest Du Tipps, wie man ein Kassenbuch richtig führt.
Wen betrifft die Registrierkassenpflicht?
Grundsätzlich gilt weiterhin, dass Betriebe in Deutschland nicht dazu verpflichtet sind, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Der Unternehmer kann also frei entscheiden, ob er eine elektronische Kasse verwenden möchte oder eine offene Ladenkasse.
Betriebe, die ein elektronisches Kassensystem einsetzen, müssen seit 2017 die GoBD (“Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") erfüllen.
Und welche Branchen sind betroffen?
Natürlich werden vor allem die bargeldintensiven Branchen, wie die Gastronomie oder der Einzelhandel verstärkt von Mitarbeitern des Finanzamtes geprüft. Allerdings sollten auch andere Branchen, wie beispielsweise Handwerker, Friseure oder Food Trucks auf eine finanzamtkonforme Registrierkasse umsteigen.
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Checkliste für elektronische Registrierkassen: Das erwartet das Finanzamt
In Betrieben, in denen viel mit Bargeld hantiert wird, verlangt das Finanzamt zunehmend mehr von der Kasse. Denn die Möglichkeit, den einen oder anderen Umsatz nicht zu verbuchen oder eine Barentnahme nicht zu verzeichnen, ist gegeben.
Grundsätzlich gilt: Alle Umsätze müssen einzeln, unveränderbar und vollständig elektronisch erfasst, gespeichert und für 10 Jahre aufbewahrt werden.
Bedienungsanleitungen sowie Wartungsprotokolle des Kassensystems müssen auch für 10 Jahre aufbewahrt werden. Seit 2020 ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung als Bestandteil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ebenfalls Pflicht.
Checkliste der gesetzlichen Anforderungen an Dein Kassensystem:
Wenn Deine Registrierkasse diese Voraussetzungen erfüllt, kannst Du auch bei einer spontanen Kassennachschau entspannt bleiben.
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Was tun, wenn Deine Registrierkasse die Voraussetzungen nicht erfüllt?
Hast Du festgestellt, dass Deine Registrierkasse nicht alle Anforderungen erfüllt oder du bist Dir nicht sicher? Kontaktiere am besten den Hersteller deiner Kasse. Frage nach, ob es ein entsprechendes Software-Update gibt und spiele dieses möglichst schnell auf. Falls es kein Update auf die entsprechenden Anforderungen gibt, solltest Du Dir eine neue Registrierkasse kaufen.
Denn durch die Kassennachschau-Regelung, die seit 2018 in Kraft getreten ist, kann ein Prüfer ohne Voranmeldung jederzeit während der Öffnungszeiten bei Dir im Betrieb vorbeischauen und die Kasse prüfen. Dementsprechend ist es wichtig, dass Dein Kassensystem den aktuellen Anforderungen entspricht.
Kassennachschau: Darauf achten die Prüfer
Seit 2018 ist eine unangekündigte Kassennachschau (gemäß § 146b AO) jederzeit durch das Finanzamt möglich. Stellt der Beamte nicht ordnungsgemäß verzeichnete Einnahmen fest, kann es zu Zuschätzungen kommen. Das wiederum führt zu Steuernachzahlungen, und bei groben Verstößen droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.
Damit es erst gar nicht so weit kommt, achte auf die folgenden drei Dinge.
- Vollständigkeit: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig erfasst sein. Dabei gilt: Alle Z-Bons sind fortlaufend nummeriert - schmeiße Fehlbons daher auf keinen Fall weg. Auch bei Privatentnahmen und -einlagen muss ein Beleg vorhanden sein.
- Sachliche Zuordnung: Eine sachliche Zuordnung liegt vor, wenn Einnahmen und Ausgaben klar getrennt sind, Tagesendsummen und die Umsätze mit der Registrierkasse übereinstimmen, sowie alle unternehmensrelevanten Daten elektronisch auswertbar sind.
- Zeitliche Zuordnung: Der Beamte überprüft, ob alle Daten für die Buchhaltung, wie bspw. Auswertungsdaten, sowie Z-Bons, Kassenzettel, Bedienungs- und Programmieranleitungen als auch im Trainingsmodus gespeicherte Daten bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden können.
Weitere Tipps, wie Du bei einer unangekündigten Kassenschau reagierst.
Registrierkassenpflicht bis 2022: Auch in Zukunft finanzamtkonform
Die gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme stellen Betriebe seit 2017 vor Herausforderungen. Weitere Änderungen wurden für 2020 im “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” beschlossen.
Im Januar 2020 trat die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassensichV) inkraft. Diese Verordnung ist die praktische Umsetzungsanleitung des zuvor genannten Gesetzes zum "Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen". Während das Gesetz eher theoretisch darlegt, welche Sicherheitsmaßnahmen der Bund zur Kassensicherung vorsieht, beschäftigt sich die KassensichV mit der praktischen Umsetzung des Ganzen.
Die Kassensicherungsverordnung schreibt für alle elektronischen Regestrierkassen eine Bonpflicht vor, darüber hinaus müssen seitdem alle Registrierkassen so gebaut sein, dass es technisch möglich ist, eine technische Sicherheitseinrichtung (sogenannte TSE) einzubauen, die aus einem Sicherungsmodul, einem Speichermedium, sowie einer digitalen Schnittstelle verfügt. Weiterhin wird eine Kassennachschau für alle Kassenarten eingeführt. Verdeckte Beobachtungen und Testeinkäufe ohne Zeigen des Dienstausweises können dann auch von den Prüfern durchgeführt werden.
Da sich der Zertifizierungsprozess der TSE komplex gestaltete und sich lange hinzog und auch aufgrund der wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona Pandemie, hatten sich die einzelnen Bundesländer bereits 2020 auf eine Nichtbeanstandungsfrist bis 30.9.2020. entschieden. Diese Frist wurde dann von den meisten Bundesländern dann nochmals bis zum 31.03.2021 verlängert.
Seit 1. April 2021 braucht jede elektronische Registrierkasse also nun endgültig eine TSE.
Bis Ende 2022 gab es lediglich für nicht umrüstbare Kassen, die Unternehmer nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 gekauft haben, eine Übergangsfrist. Jene Kassen, die alle Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 erfüllen, aber nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) nachgerüstet werden können, durften noch bis Ende 2022 eingesetzt werden.
Achtung: Neben der TSE-Pflicht gibt es auch eine Meldepflicht von TSE-Kassen beim Finanzamt. Mehr Infos hierzu findest Du in unserem Blogpost: Meldepflicht von TSE-Kassen beim Finanzamt.
Übersicht der Änderungen, um die wichtigsten Fristen auf einen Blick zu haben:
Fazit Registrierkassenpflicht: Was gibt es zu tun?
Die Entwicklung der letzten Jahre zeigt, dass das Finanzamt die Anforderungen an elektronische Registrierkassen sowie an die offene Ladenkasse verschärft. Damit das Klingeln der Kasse weiterhin Freude bereitet, ist es wichtig, dass Dein Kassensystem stets auf dem neusten Stand der gesetzlichen Entwicklung ist.
Zum Abschluss geben wir Dir drei To Do’s mit auf den Weg, mit denen Du für die Registrierkassenpflicht gewappnet bist.
- Prüfe, ob Dein bestehendes System alle Anforderungen erfüllt oder aufgerüstet werden muss.
- Bereite Dich für eine Kassennachschau schon heute vor. Briefe Deine Mitarbeiter und lies Dir unsere vier Tipps durch, wie man bei einer Betriebsprüfung gelassen bleibt.
- Lasse Dich beraten. Auch wenn wir hier versucht haben, Dir alle Infos gut aufzubereiten, bleiben doch manchmal ein paar Fragen offen. Rufe uns gerne an, um Fragen rund um elektronische Kassensysteme, die Registrierkassenpflicht und die neusten gesetzlichen Änderungen persönlich zu besprechen, damit auch Deine Kasse 100% finanzamtkonform ist und bleibt.
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