Themenübersicht "Welche Kassensysteme gibt es?"
1. Was bieten unterschiedliche Kassensysteme und welche gibt es?
2. Kassensysteme: Erklärung und Nutzung
3. Welche Arten von Kassensystemen gibt es?
3.2. Elektronische Registrierkassen
3.6. Cloud-basierte Kassensysteme
4. Exkurs: Pos Kasse vs. Pos Terminal - Was ist der Unterschied?
5. Unterschiede der Kassensysteme im Überblick (Tabelle)
1. Was bieten unterschiedliche Kassensysteme und welche gibt es?
Als Unternehmer kommt man an dem Thema, welches Kassensystem am besten ist, nicht vorbei.
Schließlich möchte man das Einkaufserlebnis für sich und seine Kunden so angenehm wie möglich gestalten und Kosten und Aufwand idealerweise so gering wie möglich halten.
Die Wahl des richtigen Kassensystems kann zunächst überfordernd wirken. Immerhin bietet der Markt eine große Vielfalt an und die Auswahl basiert auf so viel mehr als auf reiner Geschmacksache.
Bei den immer strenger werdenden Vorschriften der Finanzbehörden (Stichwort GoBd und KassenSichv) kommt es vor allem auch darauf an, gesetzes- und finanzamtkonform abzurechnen und dabei so wirtschaftlich wie möglich zu arbeiten.
In diesem Beitrag erklären wir Dir die Welt der Kassensysteme, worauf es ankommt und welches Kassensystem zu Deinem Geschäft und Deinen Bedürfnissen passt.
POS, Kassen Terminals und Cloudkassen - Was ist damit genau gemeint?
Beim Thema Kassen und Kassensysteme kommt es immer wieder zu Missverständnissen und Irrtümern, gerade auch, weil manche Fachbegriffe unterschiedlich definiert und verwendet werden.
Das macht es für Dich als Unternehmer natürlich um so schwieriger, das richtige Kassensystem mit den richtigen Funktionen für genau Dein Geschäft zu finden.
Aus diesem Grund möchten wir Dir in unserem Blogartikel auch die verschiedenen Begriffe wie POS Kasse, Tablet Kasse, Kassen Terminal ein wenig näher erläutern.
2. Kassensysteme: Erklärung und Nutzen
Ein Kassensystem soll Dir und Deinen Mitarbeitern vor allem in einem Punkt helfen: Den Arbeitsalltag zu erleichtern. Es soll alle Arbeitsabläufe effizienter machen und den Verkaufsprozess beschleunigen. Das ist die Idealvorstellung.
In der Praxis funktioniert das ebenfalls sehr gut, nämlich mithilfe einer ausgeklügelten Kombination von Soft- und Hardware.
Kurz gesagt: Es gibt beispielsweise ein iPad Kassensystem, welches Dir mit wenigen Klicks das Kassieren, die Buchhaltung sowie diverse Übersichten über gemachte Umsätze ermöglicht. Jedenfalls funktionieren moderne Kassensysteme mittlerweile so.
Es werden jegliche Ein- und Ausgänge in der Software erfasst und Du hast jederzeit einen digitalen Überblick. Und zwar über die Tätigkeiten in all Deinen Geschäften – von überall auf der Welt aus. Das kann eine zeitgemäße Kasse für den Einzelhandel, für Dienstleister und für Gastronomen mittlerweile.
3. Welche Arten von Kassensysteme gibt es?
Gehen wir noch einmal einen Schritt zurück. Grundsätzlich kann man sieben verschiedene Typen von Kassensystemen identifizieren:
1. Offene Ladenkassen
2. elektronische Registrierkassen
3. PC Kassen
4. POS-Kassen (Point-of-Sale-Kassensysteme)
5. Tablet Kassen
6. Cloud-basierte Kassensysteme
7. Mobile Kassen
Diese Liste beinhaltet einige Generationen von Kassen und Kassensystemen und die Unterschiede sind natürlich gravierend. Für wen welche Kasse die Richtige ist, kommt vermutlich auf das Unternehmen und die persönlichen Ansprüche an.
Was Du Dir unter den oben genannten Kassen vorstellen kannst, wird im Folgenden genauer erklärt:
3.1. Die offene Ladenkasse
Offene Ladenkassen sind die wohl altmodischsten Kassen, die heute, wenn überhaupt, nur noch in sehr kleinen Unternehmen verwendet werden.
Auch mit der Gesetzesänderung, der KassenSichV, die Anfang 2020 in Kraft trat, sind diese offenen Ladenkassen weiterhin erlaubt.
Jedoch sollte beachtet werden, dass der Unternehmer in diesem Fall die Pflicht hat, den Inhalt seiner Kasse täglich exakt zu zählen und sowohl Betriebseinnahmen und -ausgaben, als auch Privatentnahmen oder -einlagen genau zu dokumentieren. Dies ist natürlich relativ zeitaufwändig, umständlich und fehleranfällig.
Eine Kassenbuchvorlage mit Hinweisen findest Du als Excel-Dokument hier kostenlos zum Download.
3.2. Elektronische Registrierkassen
Elektronische Registrierkassen kann man sich als Kassenbox mit Tasten vorstellen, über die bei Verkauf manuell entweder der Preis, eine Artikelnummer oder per Handscanner der Barcode gescannt wird.
Wurden alle Artikel eingegeben, ermittelt die Kasse den zu zahlenden Gesamtbetrag. Danach gibt der Mitarbeiter den erhaltenen Geldbetrag ein und et voilà, es öffnet sich die Kassenschublade.
Die Richtigkeit der Erfassung bei einer elektronischen Registrierkasse hängt damit also von der sauberen Arbeit Deiner Mitarbeiter ab.
Leider kommt es bei dieser Art von Kassen oftmals zu Steuerhinterziehungen, weshalb die Finanzbehörden hier die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) ganz besonders gern und genau kontrollieren.
Darüber hinaus muss jede elektronische Registrierkasse in Deutschland seit spätestens Anfang 2023 über eine zertifizierte TSE (=Technische Sicherheitseinrichtung) verfügen.
Gerade viele der älteren elektronisch-mechanischen Registrierkassen lassen sich nicht mit einer TSE ausrüsten. D.h. diese Art von Kassen sind nicht mehr finanzamtkonform und sollten daher nicht benutzt werden.
3.3. PC Kassen
Eine PC- oder Computerkasse ist in der Regel eine Softwareanwendung, die auf einem Computer oder Laptop läuft und speziell für den Verkauf und die Abwicklung von Transaktionen entwickelt wurde. Eine PC-Kassensoftware bietet grundlegende Funktionen wie das Erfassen von Verkäufen, das Drucken von Belegen und eine einfache Bestandsverwaltung.
Bei den meisten PC Kassen lassen sich auch weitere Hardwarekomponenten wie Bondrucker und Scanner an das System mit anbinden.
Bei einer PC Kasse ist der Kassiervorgang ganz ähnlich wie bei einem elektronischen Kassensystem, mit dem Unterschied, dass die Artikel bereits in die Software eingespeist sind und daher nicht manuell eingegeben werden müssen.
Da der Computer in der Regel mit nur einem bestimmten Betriebssystem läuft, muss die Kassensoftware darauf abgestimmt sein.
In vielen Branchen haben PC Kassen bereits ausgedient, da sich Tastatur, Maus und Co. an Tagen, an denen es besonders schnell gehen muss und hitzig im Laden wird, nicht als besonders nützlich erwiesen haben.
3.4. POS - Kassensysteme
POS steht für "Point of Sale" oder auf Deutsch "Verkaufsstelle". Wenn man von POS-Kassensystemen spricht, kann Vieles gemeint sein.
Normalerweise meinte man mit einer POS-Kasse, dass es sich hier um ein Kassensystem handelt, das speziell für den Einsatz am Point of Sale, also an einer Ladentheke oder am Kassentresen entwickelt wurde.
Hierbei kann es sich jedoch z.B. auch um PC-Kassen handeln. Allgemein gesagt, ist eine POS-Kasse eine Hardware-Software-Kombination, die es Dir ermöglicht, Verkäufe abzuwickeln, Zahlungen anzunehmen und den Lagerbestand zu verwalten.
Dabei umfassen POS-Kassen üblicherweise mehrere Hardwarekomponenten wie z.B. einen Bildschirm, eine Tastatur, einen Barcode-Scanner, ein Kartenterminal und einen Bon-Drucker oder aber z.B. ein Tablet, ein Bondrucker und ein Kartenterminal.
Das Letztere könnte dann wiederum auch als Tablet-Kassensystem bezeichnet werden. Ganz schön verwirrend, oder?
✅ Unser Tipp: Achte beim Vergleich von verschiedenen Kassensystemen immer genau darauf:
-
welche Hardwarekomponenten verwendet werden (können),
-
was die jeweilige Hardware alles an Funktionen beinhaltet,
-
welche Funktionen die Kasse (also die Kassen-Software) beherrscht.
Jedenfalls bietet eine POS-Kassen-Software meistens sehr viele unterschiedliche Funktionen wie z.B. eine Bestandsverwaltung, eine Transaktionsverwaltung, Berichterstattung und oft noch weitere Module wie z.B. für Kunden- und Mitarbeiterverwaltung und Gutscheinsysteme.
POS-Kassensysteme sind dabei häufig auf bestimmte Bedürfnisse einzelner Branchen zugeschnittene Systeme mit Spezialfunktionen wie z.B. Happy-Hour-Funktion und Tischverwaltung bei einem Kassensystem für die Gastronomie.
3.5. Tablet Kassen
Als Tablet-Kassen werden alle Kassen bezeichnet, bei denen die Software auf Tablets installiert werden kann. Dabei kann es sich entweder um iPad- oder Android-Tablets handeln.
Die meisten Tablet-Kassen, vor allem iPad-Kassen haben einen enormen Funktionsumfang und werden daher oft auch zu den POS-Kassensystemen gezählt. Darüber hinaus lassen sich weitere Hardware-Komponenten wie Bondrucker, Scanner und Kassenschublade ohne großen Aufwand an das iPad anbinden.
Für viele Unternehmer ist die handliche Größe und Mobilität von Tablet-Kassen ein weiteres schlagendes Argument, ebenso wie die einfache Installation ohne Kabelsalat.
Mitarbeitende können sich mit der iPad-Kasse und gleichzeitig auch mit allen nützlichen Informationen über die Produkte völlig frei auf der Verkaufsfläche bewegen.
Das iPad dient damit nicht nur als Kasse, sondern auch als eine Informationsquelle und Assistent für Angestellte. Am Abend kann man die iPad Kasse ganz einfach im Safe einschließen oder mit nach Hause nehmen.
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3.6. Cloud-basierte Kassensysteme
Als Cloud-basierte oder Cloud-Kassen werden diejenigen Kassen bezeichnet, die ihre Daten in der Cloud, also auf einem externen Server über das Internet speichern.
Das Wort Cloud-Kasse besagt also nur, wo die Daten gespeichert wird. Ob es sich dabei um eine PC-Kasse oder eine Tablet-Kasse handelt ist bei diesem Begriff zunächst nicht ersichtlich.
Alle Daten in der Cloud zu speichern hat enorme Vorteile: Alle Warenbewegungen, Bestandsändereungen und Zahlungsvorgänge werden in einer Cloud elektronisch abgespeichert, sodass Du als Ladenbesitzer jederzeit den Überblick über Dein gesamtes Unternehmen hast. Darüber hinaus kannst Du dem Finanzamt wichtige Daten jederzeit per Export zur Verfügung stellen.
Cloud-Kassensysteme lassen sich meist recht einfach um weitere Kassen und Filialen erweitern, sodass alle anderen Filialen problemlos mit der gleichen Software ausgestattet werden können.
Das spart Geld und hat den weiteren Vorteil, dass Du beispielsweise den Preis nur an einer Stelle verändern musst und er im System intern überall angepasst wird. Das verhindert zum Beispiel falsche Zahlen. Vor allem aber kannst Du Dich an einem zentralen Ort über den Umsatz aller Deiner Filialen informieren.
3.7. Mobile Kassen
Mobile Kassen sind in den letzten Jahren stark auf dem Vormarsch und bieten eine moderne Lösung für Unternehmen, die Flexibilität und Mobilität benötigen.
Sie basieren auf Kassen-Terminal-Geräten, Tablets oder Smartphones und ermöglichen es, den Mitarbeitern, Transaktionen direkt bei den Kunden abzuwickeln.
Jedoch sollte gerade bei mobilen Kassen besonders stark darauf geachtet werden, welchen Funktionsumfang sie mitbringen: Ist die Zahlung mit demselben Gerät möglich oder braucht man noch ein zusätzliches Kartenlesegerät um die Kasse zu betreiben? Ist ein Drucker integriert? Ist die mobile Kasse nur ein Zusatzgerät zur Hauptkasse oder kann es als alleiniges Kassengerät verwendet werden?
Manche mobile Kassen sind wahre Alleskönner, die alle Hardwarekomponenten wie Scanner, Bondrucker und Kartenterminal bereits integriert haben, wie z.B. bei der mobilen Kassen von Tillhub, POS Go.
4. Exkurs: POS Kasse vs. POS Terminal - Was ist der Unterschied?
Was ist eine POS-Kasse? Was ist ein POS-Terminal und wo sind die Unterschiede?
Ein POS-Terminal ist ein Begriff, der oft synonym mit POS-Kasse verwendet wird. Dies kann schnell zu Missverständnissen führen. Aus diesem Grund möchten wir Dir an dieser Stelle nochmals kurz den Unterschied zwischen POS-Kasse und POS-Terminal erklären.
In einigen Fällen kann "POS" oder “POS-Kasse” als Oberbegriff für das gesamte Kassensystem und die damit verbundenen Geräte verwendet werden, einschließlich der Terminals, also der Kartenterminals, die oft auch Zahlterminals oder Kartenlesegeräte oder EC-Kartengerät genannt werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das POS-Terminal die physische Hardwarekomponente am Point of Sale darstellt, mit dem Du Deinen Kunden Kartenzahlungen ermöglichen kannst, während die POS-Kasse das umfassende System ist, das neben dem (Bezahl-)Terminal auch die Software und gegebenenfalls weitere Geräte umfasst, um den Verkaufsprozess zu verwalten und abzuwickeln.
⚠️ Wenn also von POS-System, POS-Gerät oder POS-Terminal die Rede ist, sollte man sich ganz genau erkundigen, ob damit ein gesamtes Kassensystem oder nur ein Kartenzahlungsterminal gemeint ist!
5. Unterschiede der Kassensysteme im Überblick (Tabelle)
| Kassen- systeme | Finanzamt- konform | Überall nutzbar | Mobil | Bestands- verwaltung | Bericht- erstattung | Integration Zahlarten | Kontaktlos bezahlen |
| Offene Ladenkasse | nein | nein | nein | nein | nein | nein | nein |
| Elekt. Registrier- kasse | evtl. | nein | nein | nein | nein | ja | nein |
| PC-Kasse | ja | ja | nein | ja | ja | ja | ja |
| POS-Kassen | ja | ja | nein | ja | ja | ja | ja |
| Cloud-Kassen | ja | ja | ja | ja | ja | ja | ja |
| Mobile Kasse | ja | ja | ja | ja | ja | ja | ja |
| Tablet Kasse | ja | ja | ja | ja | ja | ja | ja |
