GoBD konform - was bedeutet das? Was muss ich als Unternehmer beachten?
GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sinn und Zweck der GoBD ist der verschärfte Kampf gegen Steuerhinterzieher.
Inhalte in diesem Blogbeitrag rund um GoBD:
Was muss eine GoBD Registrierkasse können?
Was bedeutet das für die tägliche Arbeit?
Was passiert, wenn die Kasse die GoBD Anforderungen nicht erfüllt?
Verfahrensdokumentation zur Belegabgabe
Was genau ist GoBD konforme Verfahrensdokumentation?
Wofür ist die Verfahrensdokumentation gut?
Was gehört in eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation?
Wie hilft Dir ein digitales Kassensystem im Datendschungel?
GoBD und die Aufbewahrung elektronischer Belege
Achte auf drei Grundsätze bei der Aufbewahrung Deiner Belege
Die Entwicklung der GoBD
Zum Jahreswechsel 2016 auf 2017 lief die Übergangsfrist zur Umstellung ab. Damit wurden die neuen Anforderungen des Bundesfinanzministeriums, die GoBD, für Kassensysteme zur Pflicht.
Die unterschiedlichen Informationen haben infolgedessen in der Branche zu Verunsicherung geführt und viele Fragen aufgeworfen. Wir zeigen Dir deshalb, was sich nun konkret geändert hat und wie dies die tägliche Arbeit beeinflusst.
Für wen gelten die GoBD?
Generell sind von den Änderungen alle Händler betroffen, die mit einer elektronischen Registrierkasse arbeiten. Aufrüstbare Systeme hätten bereits seit 2010 aufgerüstet werden müssen (BMF 2010).
Wer keine elektronische Registrierkasse nutzt, muss die GoBD nicht erfüllen, jedoch am Ende des Tages Geld zählen und ein Kassenbuch sowie einen Kassenbericht führen.
Denn es besteht auf jeden Fall die „Erlöse-Erfassungspflicht“, die auf der Einzeltransaktionsebene Artikel, Menge, Preis und Identität des Leistungsempfängers erfassen muss.
Falls dies nicht zumutbar ist, findet in jedem Fall eine Teilanwendung statt, dies sind aber Einzelfallentscheidungen der Betriebsprüfung.
Was muss eine GoBD Registrierkasse können?
- Jeder Kassenvorgang muss elektronisch aufgezeichnet und gespeichert werden.
- Die Aufzeichnungen müssen jederzeit vom zuständigen Finanzamt ausgelesen werden können.
- Nachträgliche Änderungen müssen unmöglich oder über eine Historie für die Betriebsprüfer ersichtlich sein.
- Eine Zuordnung der Artikelnummer zur eigentlichen Ware muss nachvollziehbar sein.
- Alle Buchungen müssen den Betriebsprüfern in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden.
Was bedeutet das für die tägliche Arbeit?
-
Alle Daten müssen digital und unveränderlich gespeichert werden, ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen (wie etwa Tagesendsummen-Bons, Warengruppenberichte usw.) in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.
-
Die ausschließliche Dokumentation von Z-Berichten (Tagesabschlüssen) ist nicht zulässig, da dabei Daten verdichtet werden und die einzelnen Vorgänge für die Betriebsprüfer nicht nachvollziehbar sind.
Was passiert, wenn die Kasse die GoBD Anforderungen nicht erfüllt?
Falls Du eine Kasse verwendest, die nicht GoBD-konform arbeitet, solltest Du schnellstmöglich handeln, denn eine weitere Verwendung kann bei der nächsten Betriebsprüfung zu Steuernachzahlungen führen. Dazu hast Du zwei Optionen:
-
Bei einigen Kassen ist es möglich, ein Software Update zu installieren, um sie auf den neuesten Stand zu bringen.
-
Ist dies nicht möglich, solltest Du Dir unverzüglich eine neue Kasse zulegen.
Keine Lust mehr weiterzulesen? Lass es Dir gerne einfach von uns erklären und gemeinsam herausfinden, ob Du bereits gesetzeskonform arbeitest. Unsere Experten sind Montag bis Freitag für Dich da.
GoBD Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation zur Belegabgabe
„Verfahrensdokumentation“ ist definitiv eines dieser Wörter, das einem als Unternehmer erst einmal einen kleinen Schrecken einjagt. Immerhin hat man im Arbeitsalltag viele andere Dinge zu erledigen, als sich mit den neuen Gesetzesänderungen zu beschäftigen.
Das wissen wir von Tillhub natürlich und möchten Dich deshalb so gut es geht dabei unterstützen und ein wenig Licht in den Gesetzes-Dschungel zu bringen.
Was genau ist GoBD konforme Verfahrensdokumentation?
Im Grunde handelt es sich bei dieser Anordnung um nichts weiter, als um eine Dokumentation, wer wann und wo welche Belege elektronisch ablegt.
Wer in Deinem Unternehmen öffnet und erfasst den Posteingang, wer schreibt Rechnungen und legt diese ab?
Wie werden Rechnungen kontrolliert und wie werden Belege aufbewahrt, die archivierungspflichtig sind? Diese ganzen Fragen sollten also irgendwo eindeutig beantwortet und abgelegt werden.
Wofür ist die Verfahrensdokumentation gut?
Ziel der GoBD konformen Verfahrensdokumentation ist es, vor allem nachzuweisen, dass Du als Unternehmer Anforderungen des Handelsgesetzbuches nachkommst.
Wie so oft geht es also darum, zu beweisen, dass Du Dich an die Gesetze hältst und Deine Pflichten, die mit der Erfassung, Verbuchung, Aufbewahrung, Verarbeitung und Entsorgung von Daten zu tun haben, ernst nimmst.
Was gehört in eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation?
Um als Unternehmer den Anforderungen gerecht zu werden, musst Du eine Liste führen, die auf folgende Inhalte eingeht:
1. Generelle Beschreibung:
Wie ist Dein Unternehmen organisiert und welche Mitarbeiter erfüllen welche Aufgaben im Arbeitsalltag? Auf welchem Weg kommen Eingangsrechnungen zu Dir: per Post, per Email oder per Fax? Wer prüft Rechnungen und überweist diese dann wiederum?
2. Anwenderdokumentation:
Welche Datenverarbeitungsprogramme verwendest Du und wie werden diese ordnungsgemäß bedient? Mit welchem Programm werden Ausgangsrechnungen erstellt und wer beschäftigt sich mit damit? Welche Scanner werden verwendet, um Belege einzuscannen und in welchem Dateiformat werden diese wo abgelegt?
3. Technische Systemdokumentation:
Wie sind die Daten in Deinem Unternehmen strukturiert? Welche Software- und welche Hardware wird verwendet? Wie ist die Ordnerstruktur organisiert und wie greifen IT-Bereiche darauf zu?
4. Betriebsdokumentation:
Wie sind Rechnungen und Belege organisiert? Gibt es ein revisionssicheres Programm, das verhindert, dass Rechnungen im Nachhinein manipuliert werden? Wie ist sichergestellt, dass Vorgaben von Deinem Softwareanbieter im Arbeitsalltag Anwendung finden und eingehalten werden?
Wie Du siehst, beschreibt die GoBD konforme Verfahrensdokumentation also den gesamten organisatorischen und technischen Prozess, den Daten in Deinem Unternehmen durchlaufen:
- Entstehung
- Indizierung
- Speicherung
- Aufbewahrung,
- Absicherung gegen Manipulation und
- Reproduktion.
Du solltest also für jedes Datenverarbeitungssystem eine solche Verfahrensdokumentation führen, sodass im Falle einer Prüfung alle Anforderungen aus diesem einen Dokument hervorgehen.
Im Rahmen der GoBD zählen dazu sowohl die Hauptbuchführungssysteme als auch die Vor- und Nebensysteme, beispielsweise die
- Anlagenbuchhaltung
- Lohnbuchhaltung
- Zahlungen
- Kassensysteme
- Warenwirtschaft
- elektronische Waagen
- Zeiterfassung und Archivsystem.
Wie hilft Dir ein digitales Kassensystem im Datendschungel?
Das Tillhub Kassensystem bietet Dir die Möglichkeit, mithilfe eines DATEV-Exports alle nötigen Finanzdaten mit Finanzamt oder Steuerberater zu teilen. Das lässt sich ganz bequem und mit nur wenigen Klicks in Deinem Konto machen.
Du kannst die benötigten Daten dann entweder als PDF- oder CVD-Datei gesetzeskonform herunterladen. Diese DATEV-Implementierung in der Kasse hat vor allem folgende Vorteile:
-
Du hast immer alle nötigen Finanzdaten griffbereit und kannst diese jederzeit zur Verfügung stellen
-
alle Umsätze werden abgespeichert und gehen nicht verloren
-
Du kannst die Daten jederzeit und von überall aus der Welt abrufen
-
der Umgang unserer Software ist 100% GoBD konform
Ein verlässliches GoBD Kassensystem, dass immer zu 100% automatisch gesetzeskonform arbeitet, kann Dir einiges an Stress und Arbeitsaufwand sparen. Durch regelmäßige Softwareupdates ist das bei all unseren Tillhub Kassensystemen der Fall.
So bist Du gesetzlich auf der sicheren Seite und kannst Dich entspannt auf Deinen Arbeitsalltag und Deine Kunden konzentrieren.
Keine Lust mehr Dich mit dem Thema zu beschäftigen? Lass Dich gerne einfach von unseren Experten kostenlos und unverbindlich beraten.
GoBD und die Aufbewahrung elektronischer Belege
Achte auf drei Grundsätze bei der Aufbewahrung Deiner Belege
Um der Steuererklärung und Prüfung durchs Finanzamt entspannt entgegenblicken zu können, sollte man immer auf die Richtigkeit der Belege und Kontoauszüge achten. Denn wenn im Nachhinein Unstimmigkeiten aufkommen, kann man schnell in Erklärungsnot geraten und im schlimmsten Fall mit Bußgeldern sanktioniert werden.
Um dem entgegenzuwirken, ist es besonders wichtig, sicherzustellen, dass die Belege nachträglich nicht verändert werden können und das auch sichtbar für das Finanzamt ist. Dafür müssen alle Speicherablagen durch ein Passwort gesichert sein und auch der Zugriff sollte auf so wenige Personen wie notwendig begrenzt werden.
Speichere und archiviere alle Ein- und Ausgänge lückenlos und in richtiger Reihenfolge in einem eigens dafür angelegten Archiv. Für eine bessere Übersicht über alle Belege und eine schnelle Zuordbarkeit müssen diese mit einem Index markiert werden.
Gehe bei der Aufbewahrung grundsätzlich strukturiert vor und mache Deine Geschäftsvorgänge für die Steuererklärung gut nachvollziehbar, dann wirst Du garantiert keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen und ersparst Dir zusätzlich viel Arbeit bei der Steuererklärung.
Achtung KassenSichV!
Aufgepasst, denn die KassenSicherungsverordnung, kurz KassenSichV, die seit 2020 gilt ist eine Ergänzung der GoBD.
Bist Du Dir trotz unserer Übersicht nicht sicher, ob Dein Kassensystem Finanzamt tauglich ist oder möchtest bezüglich der gesetzlichen Änderungen noch mehr ins Detail gehen? Dann helfen wir dir gerne und beraten Dich kostenlos und unverbindlich.
