Bei Geschäftsessen fragen Gäste meistens nach einem Bewirtungsbeleg. Was ist eigentlich ein Bewirtungsbeleg und was muss drinstehen? Was ist eine Bewirtungsrechnung? Kann man den Bewirtungsbeleg auch digital ausstellen?
Dies und alle aktuellen Infos und Änderungen, die für Gastronomen wichtig sind, findest Du übersichtlich zusammengefasst in unserem Artikel.
Themenübersicht Bewirtungsbelege
1. Steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten
2. Was genau gehört zu den Bewirtungskosten?
3. Was wird nicht als Bewirtungskosten anerkannt?
4. Bewirtungsrechnung und Kleinstbetragsrechnung
5. Kann man eine Bewirtungsrechnung auch handschriftlich ausstellen?
8. Digitale Bewirtungsrechnungen und Bewirtungsbelege
1. Steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten
Bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass kann der Gastgeber die Kosten hierfür beim Finanzamt einreichen und sowohl die gesamte Vorsteuer, sowie 70 % der Bewirtungskosten vom Finanzamt zurückholen. Die Kosten gelten als Betriebsausgaben.
Doch dies ist wie immer an bestimmte Formvorgaben geknüpft. Werden die Formvorgaben nicht genau beachtet, kann es passieren, dass. die Kosten vom Finanzamt nicht anerkannt werden.
2. Was genau gehört zu den Bewirtungskosten?
Zu den Bewirtungskosten gehören die Kosten von:
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Essen
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Getränken
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Trinkgeld
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weitere Ausgaben im Zusammenhang mit der Verköstigung wie z.B. Garderobengebühr
Die als Betriebsausgaben geltenden Bewirtungsaufwendungen müssen „angemessen“ sein. Was darunter genau zu verstehen ist, wird jedoch nicht klar definiert und hängt von verschiedenen Dingen wie z.B der Größe des Betriebs, der Branche etc. ab.
3. Was wird nicht als Bewirtungskosten anerkannt?
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Der Besuch im Nachtclub wird übrigens üblicherweise von Finanzämtern nicht als Bewirtungskosten anerkannt, selbst wenn dort Getränke gereicht werden.
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Eine Tasse Kaffee und ein belegtes Brötchen zum Meeting in einem Gastronomiebetrieb: in so einem Fall können 100 % der Kosten abgesetzt werden, da es sich hier um „Aufmerksamkeiten“ handelt.
Achtung: Um die Bewirtungskosten beim Finanzamt einreichen zu können, benötigt man zwei unterschiedliche Belege!
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Die Bewirtungsrechnung (auch Restaurantrechnung) genannt, also den Kassenbeleg.
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Den Bewirtungsbeleg (auch Eigenbeleg genannt).
4. Bewirtungsrechnung und Kleinstbetragsrechnung
Bewirtungsrechnungen können auch anfallen, wenn ein Gastgeber beispielsweise Lebensmittel im Supermarkt einkauft. In diesem Beitrag geht es jedoch natürlich speziell um Bewirtungsrechnungen, die in Gastronomiebetrieben anfallen.
Diese werden manchmal auch als Gaststättenrechnungen oder Restaurantrechnungen bezeichnet.
Es wird noch unterschieden zwischen Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von weniger als 250 Euro. Diese sogenannten Kleinstbetragsrechnungen kommen mit ein paar weniger Angaben aus.
Bei Bewirtungsrechnungen in Gastronomiebetrieben muss Folgendes aufgeführt sein:
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Name und Anschrift der Gaststätte
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Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants
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Rechnungsdatum
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Datum der Bewirtung (meistens identisch mit dem Rechnungsdatum)
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Rechnungsnummer
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Leistungsbeschreibung, also Art und Menge der verschiedenen Produkte mit Angabe der jeweiligen Preise
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Transaktions-, Seriennummer (oftmals als QR-Code abgebildet) sowie die Zeitpunkte des Vorgangsbeginns und -endes sind für Belege, die ab dem 01.01.2023 ausgestellt werden, zwingend
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Steuersatz
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Rechnungsbetrag brutto (bei Rechnungen über 250 Euro Gesamtbetrag: zusätzlich Ausweisen des Mehrwertsteuerbetrages und des Nettobetrages)
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Bei Rechnungen über 250 Euro: Name und Anschrift des zu bewirtenden Steuerpflichtigen (es reicht, wenn der Gastronomiebetrieb diese Angabe handschriftlich auf den Rechnungsbeleg ergänzt;
Alle Gastronomiebetriebe mit einem finanzamtkonformen elektronischen Kassensystem (diese müssen nun seit 1.1.2023 auch zwingend über eine TSE verfügen) müssen die oben genannte Angaben außer dem Namen und der Anschrift des zu bewirtenden Steuerpflichtigen automatisch auf jedem Kassenbeleg stehen.
Mehr Informationen zu finanzamtkonformen Kassenbelegen in der Gastronomie findest Du in unserem Blogbeitrag Kassenbon Pflicht Gastronomie.
5. Kann man eine Bewirtungsrechnung auch handschriftlich ausstellen?
Was ist jedoch, wenn man keine elektronische, sondern noch eine offene Ladenkasse hat?
Hier wird es ein wenig kompliziert und es ist nicht klar, ob handschriftliche Restaurantrechnungen von den Finanzämtern anerkannt werden.
In einem Schreiben vom 30. Juni 2021 geht das Bundesministerium für Finanzen darauf näher ein.
Hier wird auf der einen Seite davon gesprochen, dass wenn „der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 KassenSichV [verwendet], werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt.“
Die Formulierung lässt jedoch offen, was passiert, wenn der Bewirtungsbetrieb noch über keine elektronische Kasse verfügt. Einige denken, dass es dann Probleme geben könnte.
Es gab hierzu bereits ein Urteil FG Berlin-Brandenburg (Urteil von 8.11.2021, 16 K 11381/18), das genau diesen Sachverhalt zum Thema hatte. Das Urteil besagt, dass laut Gesetz nur die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllt sein müssen und es sich aus § 14 UStG nicht ergibt, dass handgeschriebene Rechnungen nicht anzuerkennen wären.
Auf der sichereren Seite ist man jedenfalls, wenn man ein TSE-Kassensystem verwendet.
6. Bewirtungsbeleg
Unabhängig von der Bewirtungsrechnung ist der Bewirtungsbeleg. Dieser sollte auf jeden Fall zeitnah zur Bewirtungsrechnung erstellt werden. Auf diesem müssen folgende Angaben enthalten sein:
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Ort der Bewirtung
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Datum
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Name des bewirtenden Steuerpflichtigen (Gastgeber des Geschäftsessens)
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Namen der Teilnehmer der Bewirtung
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Konkreter Bewirtungsanlass (hier sollte man darauf achten, nicht zu allgemein zu bleiben, statt Geschäftsessen sollte man z.B. lieber schreiben: „Besprechung zum Re-Design der Firmen-Webseite im Oktober 2023“)
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Höhe der Aufwendungen
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Trinkgeld (wenn möglich, vom Empfänger quittieren lassen)
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Unterschrift des Steuerpflichtigen
Grundsätzlich kann der Bewirtungsbeleg formlos erfolgen, wichtig ist jedoch, dass er vom Steuerpflichtigen unterschrieben wird.
Wenn Du als Gastronom Deinen Gästen einen extra Service bieten möchtest, macht es auf jeden Fall Sinn, einen Bewirtungsbeleg Vordruck bereitzuhalten, den Deine Gäste bei Bedarf dann ganz unkompliziert ausfüllen können.
Da bei Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb zum Nachweis auch jeweils die Bewirtungsberechnung hinzugefügt werden muss, kann die Höhe der Aufwendungen weggelassen werden.
7. Bewirtungsbeleg Vorlage
Wir haben für Dich einen praktischen Bewirtungsbeleg Vordruck als PDF zum kostenlosen Herunterladen und Ausdrucken bereitgestellt:
Übrigens: Mit dem Tillhub Kassensystem Gastronomie kannst Du neben dem normalen Beleg auch immer zusätzlich einen Bewirtungsbeleg mit ausdrucken, falls dies gewünscht ist. Außerdem profitierst Du von vielen weiteren smarten Funktionen, die Dir und Deinen Mitarbeitern viel Zeit und Nerven sparen.
Du möchtest mehr erfahren? Dann lass es Dir gerne einfach mal in einer unverbindlichen Online-Demo von einem unserer Mitarbeiter zeigen.
Es gibt auch die Möglichkeit, sich Kassenbon-Rollen zu kaufen, die auf der Rückseite einen Vordruck für einen Bewirtungsbeleg haben und von Deinen Gästen ausgefüllt werden können. Diese Bonrollen sind jedoch teurer als diejenigen ohne die bedruckte Rückseite.
8. Digitale Bewirtungsrechnungen und Bewirtungsbelege
Mittlerweile ist es auch möglich, Bewirtungsrechnung sowie Bewirtungsbeleg digital zu erstellen oder im Nachhinein zu digitalisieren.
Doch auch hier gelten genaue Vorgaben, wie und wann die Nachweise digitalisiert werden müssen, damit sie am Ende vom Finanzamt auch anerkannt werden.
Das Bundesministerium für Finanzen hat das in demselben Schreiben, das bereits weiter oben genannt, wird unter Punkt „3. Digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und –belege“ näher ausgeführt:
„Für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen gilt Folgendes:
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Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert (digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg). Die erforderliche Autorisierung ist durch den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten; die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.
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Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen bereits in digitaler Form übermittelt werden (digitale Bewirtungsrechnung). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).
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Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden. Eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) ist zulässig. Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung angebracht werden."
