Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Mit dieser Maßnahme, die durch das Wachstumschancengesetz geregelt ist, soll die Digitalisierung des deutschen Steuer- und Rechnungswesens vorangetrieben werden.
Was bedeutet das für Unternehmen? Welche Fristen und Ausnahmen gibt es? Hier sind die wichtigsten Informationen im Überblick.
Themenübersicht "Die verpflichtende E-Rechnung ab 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen"
Warum wird die E-Rechnung Pflicht?
Welche Unternehmen sind betroffen?
Welche Übergangsregelungen gibt es?
Wie wird eine E-Rechnung übermittelt?
Warum wird die E-Rechnung Pflicht?
Die Umstellung auf die E-Rechnung soll bürokratische Prozesse vereinfachen, Fehlerquellen reduzieren und Kosten sparen. Durch ein einheitliches digitales Format entfällt das manuelle Erfassen von Rechnungsdaten, was eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung ermöglicht. Gleichzeitig wird die Grundlage für ein zukünftiges elektronisches Meldesystem zur Bekämpfung von Steuerbetrug geschaffen.
Was ändert sich konkret?
Bisher galten alle Rechnungen in elektronischer Form – auch einfache PDFs – als elektronische Rechnungen. Ab 2025 müssen E-Rechnungen jedoch in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.
Zulässige Formate sind:
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XRechnung
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ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, mit Ausnahme von MINIMUM und BASIC-WL)
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Andere Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen
Ab dem 1. Januar 2025 gelten als „sonstige Rechnungen“ alle Rechnungen, die in Papierform oder in elektronischen Formaten vorliegen, die nicht den Vorgaben für E-Rechnungen entsprechen. Zu diesen „sonstigen Rechnungen“ gehören insbesondere:
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Papierrechnungen: Traditionelle Rechnungen auf Papier.
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Unstrukturierte elektronische Formate: Dazu gehören einfache PDFs, JPGs und andere Formate, die keine strukturierten Daten enthalten.
Diese Rechnungen erfüllen nicht die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG (die Anforderungen an elektronische Rechnungen). Somit werden sie ab 2025 strengeren Regelungen unterworfen, die insbesondere folgende Punkte umfassen:
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Verwendung: Ab 2025 müssen alle Rechnungsempfänger in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
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Übergangsregelungen: Im Jahr 2025 besteht noch die Wahlmöglichkeit zwischen der Nutzung von E-Rechnungen und „sonstigen Rechnungen“, wobei teils die Zustimmung des Empfängers erforderlich ist.
Diese Regelungen zielen darauf ab, die Effizienz und Automatisierung von Rechnungsprozessen zu steigern und die Nachverfolgbarkeit zu verbessern.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft alle inländischen Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere inländische Unternehmen (B2B-Geschäfte) erbringen. Als „inländisch“ gilt ein Unternehmen, das seinen Sitz oder eine Betriebsstätte in Deutschland hat.
Nicht betroffen sind:
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Rechnungen an private Endverbraucher (B2C)
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Bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. Miet- oder Finanzdienstleistungen)
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Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
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Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern
Welche Übergangsregelungen gibt es?
Die Einführung erfolgt stufenweise, um Unternehmen genügend Zeit für die Umstellung zu geben:
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2025–2026: Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen oder PDFs nutzen, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
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Bis Ende 2027: Kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen.
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Ab 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt uneingeschränkt für alle betroffenen Unternehmen.
Wie wird eine E-Rechnung übermittelt?
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Übertragungsmethode vor. Unternehmen können die E-Rechnung z. B. per E-Mail, Schnittstelle oder Online-Portal bereitstellen. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Rechnung elektronisch verarbeiten kann.
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
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Prüfen, ob sie von der neuen Pflicht betroffen sind
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Geeignete Rechnungsformate und Softwarelösungen auswählen
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Sicherstellen, dass E-Rechnungen empfangen werden können
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Mitarbeiter und Buchhaltungsteams frühzeitig schulen
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Eventuelle Übergangsregelungen bis 2027 nutzen
Fazit E-Rechnung
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung markiert einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung des Rechnungswesens. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen, um reibungslose Prozesse und gesetzeskonforme Rechnungsstellungen sicherzustellen. Wer sich jetzt vorbereitet, kann von den Vorteilen der Automatisierung und Digitalisierung profitieren und langfristig Kosten sparen.
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