Buchhaltung vs. Buchführung
Wie kann Dir die digitale Buchhaltung (oftmals auch Buchhaltung 4.0 genannt) reale Zeitersparnis bringen und was gilt es zu beachten? Das klären wir im folgenden Beitrag auf.
Digitale Buchhaltung verspricht eine Abkehr von der manuellen Aufbewahrung von Belegen, der mühsamen Kommunikation mit dem Steuerberater und dem stundenlangen Pflegen von Excel-Tabellen per Hand im Hinterzimmer.
Nicht verwechseln: Auch wenn diese beiden Begriffe oftmals synonym verwendet werden: Buchhaltung und Buchführung ist rein rechtlich gesehen nicht dasselbe.
Nicht jeder Unternehmer ist buchführungspflichtig (z.B. Kleinunternehmer oder Freiberufler), aber selbst wer nicht buchführungspflichtig ist, muss eine irgendwie seinen Gewinn ermitteln. Nicht buchführungspflichtige Gewebetreibende können das mit einer sogenannten Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) machen, alle anderen müssen eine sogenannte doppelte Buchführung machen.
Doch egal, ob Du nur ein Klein- oder Kleinstunternehmer, Freiberufler oder ein Kaufmann bist, die digitale Buchhaltung wird auf jeden Fall Deinen Arbeitsalltag erleichtern und Dir einen besseren Überblick verschaffen.
Mit digitaler Buchhaltung zum papierlosen Büro
Die digitale Buchhaltung ist ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung und papierlosem Büro. Seien wir doch mal ehrlich: Für die meisten Unternehmer ist die Buchhaltung ein lästiges Übel und nicht das Hauptgeschäft. Durch die Digitalisierung der letzten Jahre gibt es mittlerweile jedoch zahlreiche Möglichkeiten, dieses ungeliebte Aufgabenfeld zu vereinfachen. das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld - darüber hinaus ist es auch noch umweltfreundlich, wenn die Buchhaltung papierlos erfolgt.
Digitale Buchhaltung in der unternehmerischen Praxis
Die vierte Version der Buchhaltung, die digitale, bezeichnet das durch entsprechende Software automatisierte Rechnungswesen. Kleine und mittlere Unternehmen arbeiten meist mit einem Steuerberater, anstatt jemanden speziell für die Buchhaltung einzustellen.
Doch auch das ist mit erhöhten Kosten verbunden. Um Geld zu sparen bereiten Einzelhändler die Daten meist eigenhändig für den Steuerberater auf. Dies ist kann, sofern das nicht automatisiert abläuft, sehr zeit- und damit kostenintensiv sein.
Damit sich auch kleine Unternehmer wieder auf das Kerngeschäft ihres Unternehmens konzentrieren können, wurden Buchhaltungsprogramme entwickelt, die alle Geschäftsvorgänge digital speichern und somit wiederkehrende Vorgänge automatisieren.
Übrigens: Mit unserer smarten Tillhub All-in-One Kasse schaffst Du schon eine sehr gute Grundlage zur Digitalisierung all Deiner Geschäftsprozesse: Ob Datev-Export, digitale Bestandsverwaltung oder ein digitales Kassenbuch - das alles gehört bereits zu den Grundfunktionen unserer Kassensysteme. Ob also Einzelhändler , Dienstleister oder Gastronom - mit Tillhub läßt sich auf jeden Fall Zeit sparen.
Du willst mehr Infos dazu? Lass Dich doch einfach unverbindlich und kostenlos dazu von einem unserer Kassenexperten beraten.
Einfacher Datev-Export
Ein Begriff ist im Zusammenhang mit digitaler Buchhaltung immer wieder zu finden: DATEV. Mithilfe eines DATEV-Exports können Daten bereits im richtigen Format bequem an den Steuerberater übermittelt werden.
Auch das Tillhub Kassensystem verfügt über eine solche DATEV-Export-Funktion. Wenn Du mehr Infos über die Hintergründe von DATEV erfahren willst, schau Dir einfach unseren Blogartikel DATEV Schnittstelle - Was ist das genau? an.
Für die Finanzbehörden stellt die digitale Buchhaltung insbesondere durch die leichtere Überprüfbarkeit der Daten und durch eine lückenlose Dokumentation, die nicht mehr manipuliert werden kann einen entscheidenden Vorteil gegenüber manueller Buchhaltung dar.
Rechtliche Vorgaben bei der digitalen Buchhaltung
Du kannst natürlich nach wie vor Deine Buchhaltung manuell führen. Und egal, ob Du Deine Buchhaltung lieber automatisierst oder auf herkömmliche Art erledigst, Du. musst jeweils Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung beachten.
Festgelegt ist das für die manuelle Buchführung in den GOB (= Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).
Auch für die digitale Buchhaltung gibt es vom Bundesfinanzministerium vorgeschriebene Grundsätze: Die seit 2020 gültigen GOBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) lösten die davor geltenden Regelungen der GDPDU und der GoBS ab.
Detaillierte Informationen zum GOBD findest du in unserem Blogartikel GoBD konforme Verfahrensdokumentation.
Vorteile digitaler Buchhaltung
Nach wie vor ist niemand in Deutschland dazu verpflichtet, auf eine digitale Buchführung umzusteigen. Aber auch gerade auch für kleinere Unternehmen bietet die digitale Buchhaltung unbestreitbare Vorteile: So ist die digitale Buchhaltung in vielerlei Hinsicht von Vorteil, denn die Daten sind nicht gebündelt bei einer Person und Buchhaltungssoftware, sondern werden von einer modernen Buchhaltungssoftware meistens automatisch und zentral und sicher an einem Ort in der Cloud gespeichert, so dass, wenn ein Mitarbeiter mal ausfällt, die Buchhaltung trotzdem weiterhin gewährleistet ist.
Auch ist eine digitale Buchhaltung weitaus übersichtlicher, man kann jegliche Geschäftsvorgänge meistens mit wenigen Klicks analysieren und filtern.
Die Daten sind hierbei jederzeit abrufbar und werden in Echtzeit übertragen. Vorbei die Zeiten, als man warten musste, bis der Buchhalter oder Steuerberater Zeit hat, alles in verschiedene Bücher einzutragen.
Auf diese Weise werden tagesgenaue Auswertungen ermöglicht, durch die sich eine effektivere Geschäftsentscheidungen treffen lassen und somit eine strategische Geschäftsausrichtung gewährleisten.
Moderne All-in-One Kassensysteme wie Tillhub haben alles Notwendige für eine optimale digitale Buchhaltung in der Software bereits integriert: Es gibt ein integriertes, digitales Kassenbuch, der Kassenabschluss abends ist eine Sache von Sekunden und wenn Du wissen willst, wie Dein Warenbestand ist, musst Du nicht mehr ins Lager laufen, sondern Du kannst alle Warenbestände bequem an Deiner iPad-Kasse einsehen.
Auch ist es möglich, digitale Rechnungen auszustellen.Diese werden dann digital gespeichert und müssen zur Übergabe an den Steuerberater nicht mehr manuell ausgedruckt und aufbewahrt werden. Auch mühsames Einscannen ist natürlich nicht notwendig.
Rechnungen können außerdem digital per E-Mail an den Kunden geschickt werden, wo wir wieder beim Thema Papier sparen sind.
Du hast noch weitere Fragen, ob eine smarte All-in-One Kasse zu Dir und Deinem Unternehmen passen würde? Fordere doch einfach kostenlos und unverbindlich eine Demo mit einem unserer Kassenexperten an.
